Бегущий в лабиринте. Как с помощью управленческого учета узнать реальное состояние своего бизнеса

Стремление контролировать состояние бизнеса – это современный тренд среди руководителей и владельцев компаний, он имеет разные инструменты управления и анализа. Желание реально оценивать финансовую сторону любого бизнеса приводит к тому, что вам нужно вести дополнительный вид учета на предприятии – управленческий учет.
Facebook
ВКонтакте
share_fav

Стремление контролировать состояние бизнеса – это современный тренд среди руководителей и владельцев компаний, он имеет разные инструменты управления и анализа. Желание реально оценивать финансовую сторону любого бизнеса приводит к тому, что вам нужно вести дополнительный вид учета на предприятии – управленческий учет.

Закон управления. Если административные ресурсы не контролируют бизнес – бизнес разваливается

Следует разобраться с целесообразностью ведения управленческого учета, с его особенностями. Управленческий учет позволяет вам следующее:

  • иметь реальное и честное представление обо всем имуществе компании, а не только о том, что стоит на балансе и учитывается бухгалтером, в противном случае по мере роста компании велика вероятность «потери» некоторых активов;

  • принимать верные управленческие решения — правильные и адекватные отчеты позволят руководителю в любой момент времени оценить рентабельность своей компании, оценить, какое направление деятельности прибыльно, а какое убыточно, оценить эффект от использования того или иного сотрудника и т.п.;

  • контролировать затраты — все мы знаем, что затраты имеют свойство расти, и не имея под рукой своевременной информации, мы не можем вовремя пресечь являющиеся ненужными.

Стоит обратить внимание на две важных характеристики управленческого учета: реальность и честность. Бухгалтерский и иные виды учетов созданы для контроля деятельности со стороны государства, честных данных для собственников они, увы, дать не могут. Поэтому все сознательные российские бизнесмены ведут собственный (внутренний, честный, оперативный….) учет – управленку. Очень важно, чтобы хотя бы управленческие отчеты давали реальную, достоверную и оперативную информацию.

Востребованность управленки именно в вашей компании – это желание собственника или наличие в компании сотрудника, желающего с помощью управленческой отчетности анализировать бизнес, принимать решения и способного подстроить под себя отчеты, отслеживать и анализировать динамику изменений. Если такого сотрудника в компании нет и собственник не планирует заниматься контролем текущей бизнес-ситуации с помощью управленческих отчетов – ведение учета будет пустой тратой времени и денег.

Закон целесообразности. Расходы на управленческий учет не должны превышать сэкономленные за счет него средства

Для того чтобы начать управленческий учет, необходимо собирать первичные данные по расчетным счетам и кассам. Эти данные заносятся в реестр движения денежных средств. О статьях ДДС стоит поговорить более подробно, так как они определяют внешний вид главного отчета, который является результатом ведения управленческого учета денежных потоков — отчета о движении денежных средств (ОДДС). Данный отчет состоит из трех разделов:

денежные потоки по операционной деятельности;

денежные потоки по финансовой деятельности;

денежные потоки по инвестиционной деятельности.

К операционной деятельности относятся поступления от продаж товаров и услуг, прочие поступления (возмещение налогов из бюджета, возврат денег от поставщиков и т.д.), а также все затраты на осуществление текущей деятельности (платежи поставщикам за товары и услуги, расчеты с персоналом по оплате труда, перечисление налогов в бюджет и т.д.).

К финансовой деятельности относятся все расчеты по получению, предоставлению и погашению кредитов и займов (в том числе расчеты по ценным бумагам), за исключением выплаты процентов по кредитам.

К инвестиционной деятельности относятся затраты на приобретение капитальных активов: основных средств, нематериальных активов, вложений в дочерние и зависимые организации, а также поступления от реализации таких активов.

Закон денег. Если не знаете, с чего начать вести управленческий учет – начните вести деньги

Каждая статья ДДС относится к операционной, финансовой или инвестиционной деятельности. После занесения движения денежных средств в реестр можно построить ОДДС, который помогает контролировать платежеспособность предприятия через платежный календарь, а также управлять стратегическим планированием через план-факт анализ и бюджет движения денег.

ДДС помогает еще на стадии планирования избежать такой неприятной ситуации, как кассовый разрыв. Кассовый разрыв – это ситуация, когда на определенную дату остатка денег на счетах с учетом всех поступлений недостаточно для совершения запланированных выплат.

Недостаток денег при этом не говорит об убыточности. Дело в том что помимо денежных средств, в бизнесе имеются и другие виды активов, такие как товары, дебиторская задолженность, нематериальные ценности и прочее. В случае кассового разрыва возникает дефицит именно денежных средств на настоящий момент времени.

Чтобы минимизировать риск возникновения кассовых разрывов, нужно принимать профилактические меры. Разберем, на наш взгляд, наиболее результативные мероприятия.

1. Составление календарного плана движения денежных средств

Наиболее благоприятной ситуацией является обнаружение кассовых разрывов на стадии планирования. В этом случае руководство компании имеет достаточно времени для принятия мер по устранению разрывов. Для заполнения календарного плана движения денег необходимо заблаговременно запланировать все предстоящие выплаты и поступления на ближайший месяц и выявить дни, в которые ожидается отрицательный остаток по счетам. Далее необходимо решить, за счет чего будут сглажены разрывы (отсрочки платежей поставщикам, заемные и кредитные средства и прочее). Рекомендуем четко разделять расходы, связанные с основной и не основной деятельностью. Это поможет выявить статьи, за счет которых можно безболезненно избежать или пережить момент кассового разрыва, если он вдруг возникнет.

2. Стимулирование покупателей к предоплате

Поступление денежных средств от клиентов с задержкой приводит к тому, что вам необходимо использовать свои текущие оборотные средства для исполнения заказа. Например, имеющиеся денежные средства направляются на закупку товара, предпродажную подготовку, доставку до покупателя. Кроме того, покупатель может отказаться от товара. В этом случае нужно будет оплатить и возврат товара до склада. Как мы видим, для исполнения заказа выполнено множество затратных операций, но при этом реализация так и не была совершена и деньги от покупателя так и не поступили. Деньги из оборота выведены и теперь заморожены в виде товара.

Для того чтобы снизить объем подобного изъятия денег из оборота, необходимо стимулировать покупателей к предоплате. Предоставляйте бесплатную доставку, небольшие скидки или подарки при безналичных оплатах. Или напротив, делайте наценку на постоплатные заказы (с наложенным платежом, с оплатой курьеру и прочее).

Закон продаж. Система мотивации отдела продаж должна быть такой, чтобы за дебиторскую задолженность отвечал каждый соответствующий менеджер

3. Регулярный контроль дебиторской задолженности

Удивительно, но многие руководители не практикуют регулярный контроль дебиторской задолженности. В итоге это приводит к тому, что часть дебиторской задолженности по клиентам «висит» на балансе организации месяцами. Необходимо на регулярной основе контролировать сроки погашения дебиторской задолженности вашими клиентами. Это создаст поток денежных средств на ваши счета.

Форма управленческого отчета о прибылях и убытках регламентируется индивидуально, с учетом специфики деятельности в каждой организации. Как правило, в его структуру входят следующие показатели:

выручка;

– расходы по прямым затратам

– маржинальный доход;

текущие расходы;

прибыль (убыток).

Закон «Склад в ноль». Склад – это замороженные деньги, анализируйте и минимизируйте свои складские остатки

4. Сокращение замороженных активов в виде товара, сырья, материалов

Еще одна причина нехватки денежных средств для осуществления текущих операций –заморозка активов в виде товаров и материалов. Подобная ситуация возникает, если в организации нет налаженной модели закупок товара. Приобретение товара «впрок» приводит к тому, что значительная часть денежных средств конвертируется в товары и не реализуются продолжительное время. В итоге деньги лежат мертвым грузом на складе и не могут участвовать в обороте компании.

Выше мы говорили про два отчета: ДДС и ОПУ. Есть еще один – не менее важный. Управленческий баланс – это совокупность активов и пассивов предприятия, составленный для целей управления. Он отличается от бухгалтерского баланса тем, что статьи активов и пассивов при сохранении логики финансовой отчетности представлены так, чтобы их можно было анализировать с точки зрения оперативного и краткосрочного управления предприятием.

Что показывает управленческий баланс:

предоставляет информацию о том, куда были вложены денежные средства и кто ими владеет на данный момент.

– способен прогнозировать финансовое состояние, что является неотъемлемой потребностью менеджмента и кредиторов.

– дает гарантию о сбалансированности бюджета, что дает уверенность в том, что средства не потеряются и их расход можно всегда проконтролировать.

– отвечает за корректность ОПУ.

Нет баланса – нет учета

Для того чтобы составить саму форму баланса, нужно четко понимать, какие вопросы необходимо решить с помощью этого вида управленческой отчетности. Только имея баланс, можно рассчитать очень важные для собственника показатели, такие как рентабельность собственного капитала; ликвидность компании; показатель финансовой автономии.

5. Специальные отчеты

Специальные отчеты – это как раз те отчеты, которые помогают оценить состояние каждой из составляющих бизнеса по различным аналитикам. Аналитика по различным параметрам дает более четкую картину происходящего. Мы рекомендуем сравнивать все, что только можно (см. закон целесообразности). Часто свежие данные и идеи можно получить благодаря введению нового метода сравнения:

Процент от выручки

План/факт

Эффективность каждого ЦФО

Эффективность по сезонам

Эффективность по периодам

Маржинальную

Косты – в динамике и статике

Подводим итоги

1. В связи с тем, что основная цель управленческого учета заключается в том, чтобы помочь управляющим и собственникам в принятии экономически обоснованных решений, следует продумать, какие отчеты и данные необходимы.

2. Чтобы получить в срок достоверную и своевременную информацию о положении и результатах деятельности предприятия, нужно разработать методологию и понять, кому нужны честные и достоверные отчеты и какова их основная роль в управлении бизнесом.

3. Для анализа сильных и слабых сторон предприятия и принятия решений на основе полученной информации, следует вести не только отчеты ОДДС и ОПУ, но и управленческий баланс.

4. Чтобы детально контролировать все бизнес-процессы, лучше использовать различные сравнительные аналитики: за период, по различным ЦФО, проектам, подразделениям, группам внутри холдинга и т.п.

Источник: ФинГрад