Что такое управленческий учет и зачем он нужен. 5 практических советов бизнесмену

Сколько стоит ваш бизнес? Что мешает ему развиваться? Как собственнику выстроить финансовые отношения с наемным менеджером, чтобы получить удобный и понятный контроль, но не вмешиваться в ежедневную работу?
Facebook
ВКонтакте
share_fav

Сколько стоит ваш бизнес? Что мешает ему развиваться? Как собственнику выстроить финансовые отношения с наемным менеджером, чтобы получить удобный и понятный контроль, но не вмешиваться в ежедневную работу?

Эти вопросы волнуют каждого собственника бизнеса. Можно следовать интуиции и опираться только на наличие денег в «тумбочке», но это не подойдет для долгосрочной и эффективной работы. Если не знать о состоянии своего бизнеса в цифрах, можно в лучшем случае ничего не заработать.

Для эффективного управления своим делом нужно использовать данные учета. Ниже мы опишем пять практических советов, которые помогут наладить работу с управленческим учетом.

Совет №1. Начните вести управленческий учет

Что такое управленческий учет? Это система, которая обеспечивает руководящее звено компании информацией, необходимой для принятия решений и эффективного управления. Управленческий учет позволяет повысить качество управленческих решений и выстроить взаимодействие с сотрудниками. Вы получаете четкий, отлаженный механизм работы компании на всех уровнях. Учет позволяет постоянно быть в курсе того, как в действительности развивается ваш бизнес.

Пример из практики компании ФинГрад (занимается управленческим учетом):

К нам обратился собственник клининговой компании. Она состоит из двух юридических лиц, в каждом из которых велись исключительно бухгалтерский и налоговый учет.

Фирма активно развивалась. Все расходы выглядели обоснованными, однако по итогам декабря 2014 года при обороте в 11,5 миллионов рублей за месяц прибыль компании составила только 300 тысяч. Прибыль в 3−6% от оборота ежемесячно собственник получал с начала кризиса.

Такой результат не устраивал нашего клиента: в среднем до кризиса рентабельность продаж клининговой компании в его сегменте бизнеса составляла 10−15%. С началом кризиса рентабельность отрасли упала до 5−10% от оборота, но компания редко выходила и на эти показатели. На что же уходили деньги?

После внедрения управленческого учета уже через два месяца мы смогли ответить на этот вопрос:

  • Стало ясно, что покупка техники обходится слишком дорого; переход на аренду сократил расходы в полтора раза.

  • Нашлись «дыры» в бонусной системе менеджеров по продажам. Пришлось полностью поменять систему стимулирования сотрудников, что на первом этапе дало 25% экономии по этой статье расходов.

Оказалось также, что из-за неправильного ведения расчетов между фирмами внутри холдинга обороты компании были меньше, чем думал собственник.

Кроме того, внедрение учета упростило проверку новых контрагентов и послужило профилактикой откатов и хищений.

Итак, два месяца ведения только одного отчета ДДС позволили клининговой компании:

  • Сократить расходы в полтора раза на уборочную технику;

  • Реформировать систему премирования и перестать продавать по убыточным для фирмы условиям;

  • Заложить базу для контроля расходов и проверки новых контрагентов.

После этих изменений компания в увеличила прибыль в среднем на 400 тысяч рублей в месяц. Отказ от покупки крупной техники и сокращение бонусов позволили собственнику снизить расходы и часть средств оставить в компании на развитие. С ростом продаж компания вышла на стабильные 7−10% прибыли от оборота.

Совет №2. Регулярно получайте основные отчеты: Баланс и ОПУ

Давайте разберемся с логичными вопросами собственника:

  • Сколько денег в бизнесе?

  • Где деньги?

  • Сколько внешних долгов?

  • Какова прибыль?

  • Какие продажи приносят доход, а какие убыточные?

  • Как сократить расходы?

Ответы на эти и многие другие вопросы мы можем получить, составив всего два отчета: Отчет о финансовом состоянии (Баланс) и Отчет о прибылях и убытках (ОПУ).

Для начала разберемся, чем же будут полезны эти отчеты для вас.

Отчет о финансовом состоянии (Баланс) – это рентгеновский снимок компании на определенный момент и дает ответы на вопросы:

  • Насколько богата компания на сегодня?

  • Какая часть активов принадлежит компании, а какая собственнику?

  • Сколько долгов имеет компания?

Отчет о прибылях и убытках (ОПУ) – составляется за период и показывает собственнику:

  • Что происходило с компанией в течение периода?

  • Почему я стал богаче или беднее?

  • Какие виды хозяйственной деятельности сделали компанию богаче?

Каждый из этих отчетов можно уместить на один лист формата А4. Формулировки в них должны быть такие, какие понятны именно собственнику. И самое главное – для того чтобы их читать, не нужны фундаментальные знания по бухгалтерскому учету. Для управления своим бизнесом собственник и анализирует баланс.

Пример из практики ФинГрад:

В одной небольшой строительной корпорации владелец ежедневно тратил на составление и проверку управленческих отчетов в Excel около 2 часов. Если учесть, что 1 час времени собственника стоит не менее 10 тысяч рублей, то ежемесячно расходы составляли 465 тысяч.

После автоматизации и правильного составления управленческого баланса – чтение отчетов сократилось до 15-20 минут в день. То есть владелец бизнеса начал экономить около 100 тысяч рублей каждый месяц.

Совет №3. Анализируйте ваш бизнес по различным параметрам

Как только вы начали получать своевременную и удобную для себя форму отчетности – начните составлять отчеты по аналитикам: за определенный период, по различным ЦФО, по проектам, продуктам и так далее. Это позволит вам оперативно реагировать на малейшие изменения в бизнесе и принимать взвешенные управленческие решения.

Пример из практики ФинГрад:

Владелец одной из популярных сетей салонов красоты обратился к нам за постановкой управленческого учета. До ФинГрада он не анализировал каждый салон сети по отдельности, а лишь брал показатели по бизнесу в целом, ведя учет в Excel.

Спустя некоторое время правильного ведения управленческого учета по различным аналитикам и ЦФО стало ясно, что оперативная финансовая информация помогает принимать не только стратегические, но и тактические решения, сохраняющие деньги компании. Отслеживая ежемесячную динамику выручки и расходов по салонам владелец увидел, что в первом квартале 2016 года в салоне “А” валовая прибыль в среднем на 5% ниже, чем в салоне “Б”.

То есть при условно равных затратах на материалы и персонал салон “А” ежемесячно зарабатывал на 5% меньше. Это упущенная выгода для всей сети. Проблему решил новый управляющий, который сумел более жестко поставить контроль рабочего времени.

Проанализировав также валовую прибыль в разрезе услуг, владелец увидел, что при равной среднемесячной выручке за окрашивание волос салон “Б” тратит на материалы в среднем на 7-10% больше. Разобраться в ситуации поручили управляющему. Выяснилось, что стилисты этого салона халатно относятся к перерасходу материалов.

Было решено более жестко контролировать расход и взыскивать стоимость материала, неоплаченного клиентом, с работников. За два месяца стилисты приучились к строгому учету и перестали оплачивать ошибки из своего кармана.

Совет №4. Проводите маржинальный анализ

Большую роль в обосновании управленческих решений в бизнесе играет маржинальный анализ, методика которого базируется на изучении экономических показателей: коэффициент маржинального дохода; коэффициент изменения валовых продаж; коэффициент валового дохода; коэффициент операционной прибыли; прибыльность продаж. Данный метод управленческих расчетов называют еще анализом безубыточности или содействия доходу.

Маржинальный анализ по своей сути – это способ оценки и обоснования эффективности управленческих решений в бизнесе на основе изучения взаимосвязи объема продаж, себестоимости и прибыли, а также деления затрат на постоянные и переменные.

Фактически, этот анализ позволяет вам достоверно оценить текущую ситуацию и перспективы. Он должен ответить на вопрос: каковы источники и суммы денежных средств, которыми располагает фирма, на какие цели и нужды они расходуются?

В рамках анализа оценивается эффективность использования денежных ресурсов, капитала. Обязательный раздел анализа – изучение состава и источников доходов и направлений расходов фирмы, рассмотрение объемов продаж товаров и услуг, себестоимости реализованной продукции с выделением валовых, постоянных и переменных издержек. Должны быть выделены и оценены показатели прибыли и рентабельности, выявлены тенденции их динамики.

Пример из практики ФинГрад:

Один из наших клиентов – крупный строительный холдинг, поставил задачу финансовым специалистам ФинГрад: ввести аналитику по объектам. Необходимо было разнести все расходы (и общестроительные, и административные, и общие, и коммунальные) по всем видам объектов в различных регионах.

По сути, владелец холдинга получил уникальный инструмент, помогающий не только проводить на регулярной основе маржинальный анализ, но и понимать выгоду проектов в разных областях, эффективность менеджеров по продажам и др.

Именно благодаря такому подходу можно мгновенно сделать вывод относительно себестоимости квадратного метра того или иного объекта, вдобавок и увеличить прибыль:

  • Пресечь необдуманные скидки;

  • Управлять стоимостью объектов для дольщиков;

  • Отследить динамику рынка в целом, запланировать ценовые колебания;

  • Оптимизировать траты на тот или иной объект.

Совет №5. Работайте над инвестиционной привлекательностью вашего бизнеса, оценивайте ее

Прозрачность бизнеса повышает вашу инвестиционную привлекательность – это аксиома. А как же оценить инвестиционную привлекательность и стоимость бизнеса в целом?

Инвестиционная привлекательность – это набор финансово-экономических показателей, которые определяют оценку внешней среды, уровень позиционирования на рынке, потенциал полученного в конце результата. Этот показатель влияет и на привлечение инвестиций, и на получение лучших условий по кредитам.

Оценка инвестиционной привлекательности предприятия происходит путем расчета хозяйственного состояния предприятия, используя финансовые показатели. В состав этих показателей входят:

  • ликвидность – показывает, насколько быстро предприятие может превратить свои активы в денежные средства в случаи необходимости;

  • имущественное положение – отражает долю оборотных и необоротных средств в общем имуществе предприятия;

  • деловая активность – показатель характеризует все финансовые процессы на предприятии, от которых в свою очередь зависит прибыль предприятия;

  • финансовая зависимость – показывает зависимость предприятия от внешних источников финансирования и возможно ли функционирование без дополнительных средств;

  • рентабельность – отражает эффективность использования предприятием своих финансовых возможностей.

Помните, что оценка инвестиционной привлекательности включает показатели, обеспеченности ресурсами, рентабельность продукции, численность персонала, уровень загрузки производственных мощностей, износ основных средств, наличие основных и производственных фондов и другие.

Пример из практики ФинГрад:

ФинГрад является партнером внушительного ресторанного холдинга, занимающегося не только девелопментом ресторанов и ресторанных сетей, но и покупкой-продажей. Схема проста: владелец приобретает неприбыльный ресторан за сумму N, оценивая при этом потенциал этого объекта.

После покупки начинается мощный процесс по увеличению инвестиционной привлекательности этого заведения. Спустя 3-8 месяцев ресторан выставляется на продажу с увеличением стоимости на 15-20%.

А благодаря правильной постановке управленческого учета собственник получает возможность оперативно анализировать инвестиционные показатели того или иного проекта.