Большая экономия: как снизить офисные затраты на печать на десятки тысяч

Facebook
ВКонтакте
share_fav

По-настоящему люди начинают экономить тогда, когда речь идет об их собственных деньгах. Так, рядовому сотруднику небольшого бизнеса нет никакого дела до лишнего пластикового стаканчика, лишнего брендированного пакета, невостребованной стопки распечаток. Но стоит бухгалтерии и владельцу компании оценить годовые траты на подобные пустяки, как вопрос с премиями будет решен сам собой – на неоптимизированном использовании офисной собственности можно ежегодно терять десятки и сотни тысяч рублей, которые уже не удастся пустить на поощрения.

Если использование своей кружки вместо одноразовых – вопрос личной ответственности, то сокращение расходов на офисную печать ложится на плечи ИТ-специалиста или ответственного за закупки. В этой подборке мы расскажем, какими способами и сколько денег можно сэкономить на работе принтеров в компании.

Проблема затрат

Для сотрудников организации стоимость печати, по их представлению, равна нулю: бумага и тонер появляются сами собой, значит, на принтер можно отправлять не только рабочие документы, но и личные распечатки. Между тем, цена каждой страницы для компании может составлять 5 рублей и даже больше. Она включает в себя расходы на офисную бумагу и картриджи, а также на периодическое обслуживание принтера специалистами. А теперь представьте, что офис на три десятка человек может производить в неделю более 2000 отпечатков, часть из которых остается в лотке принтера невостребованной. Компания на сотню сотрудников, работа которых подразумевает кучу документов, генерирует 10000 страниц, и это не предел.

В самых тяжелых случаях годовые расходы на одну лишь только печать для малого бизнеса могут составлять 200-300 тысяч рублей. Если речь идет о среднем бизнесе и банка, сумма стремится к миллиону.

Но есть несколько несложных способов уменьшить эти суммы в 2-3 раза.

Путь первый: малая экономия

Ограничение доступа

Самым очевидным методом приучения сотрудников к ответственности будет строгий наказ не печатать в больших количествах личные и ненужные материалы. Если установить урну рядом с принтером, куда будут отправляться все невостребованные отпечатки, она может наполниться до отказа за день. За неделю из такого мусора получится целая пачка, а за месяц – коробка.

Можно предложить ИТ-отделу компании организовать систему учета распечаток – будет вестись архив пользователей и названий документов, отправленных на печать. Один-два случая порицания за распечатанную книгу на три сотни страниц или всякий мусор вроде веб-сайтов значительно повысят дисциплину в компании.

В крайнем случае можно внедрить печать по магнитным карточкам: после отправки документа на принтер сотрудник должен лично подойти к нему и авторизоваться при помощи пропуска. Но такой метод требует дополнительных вложений в инфраструктуру, а экономия проявится только для очень больших организаций.

Оптимизация документов

В интернете известна история школьника, который помог государственному аппарату США сэкономить сотни миллионов долларов на краске для принтеров. Для этого он предложил заменить стандартный шрифт в печатных документах Times New Roman на похожий Garamond. Разница между ними в том, что последний требует на треть меньше тонера на каждый символ. В масштабах целой страны это дало колоссальную экономию. Правда, для малого/среднего бизнеса это бессмысленная акция, так как экономия будет смешной.

Если нет желания изменять стандарты оформления документов, можно перевести всю внутреннюю печать на черновой режим. У всех принтеров есть сценарий черновой печати, при котором уходит меньше тонера, что незначительно сказывается на гладкости текста. Включите эту настройку по умолчанию, а важные бумаги и внешнюю корреспонденцию печатайте как чистовики.

Путь второй: большая экономия

«Родные» картриджи

Практика перезаправки картриджей в ходу уже давно – это самый очевидный и верный способ экономии на новый фирменных картриджах. Если компания, в которой работает несколько человек, почти не производит отпечатков, расходуя одну пачку бумаги в месяц, а бюджет не позволяет закупать даже более-менее приличный чай, то перезаправка – главный и единственный способ снижения расходов на печать. Если же речь идет о более серьезных устройствах и тысячах листов в месяц, то очень скоро от заправленных заново картриджей можно получить лишь проблемы.

Никто не может поручиться, что вам достанется мало-мальски качественный тонер. Если же в нем обнаружатся посторонние включения и частицы увеличенного размера, то уже спустя сотню листов на бумаге начнут появляться полосы краски и грязные пятна. Это говорит о том, что была испорчена поверхность ракеля – специального ножа, который снимает с фотобарабана неиспользованный тонер. Если идеально ровная поверхность ракеля получила вмятины от дешевого тонера, то избавиться от полос на бумаге уже не получится, придется покупать новый картридж.

Кстати, если вы используете цветной лазерный принтер, то в нем расходником является и так называемая лента переноса. Соответственно, перезаправленный картридж от цветного лазерного принтера может погубить не только себя, но и ленту, стоимость которой составляет 15-25 тысяч рублей.

Мастерские по заправке картриджей дадут вам гарантию только на сам факт присутствия тонера. За возможные проблемы с полосами они ответственности не несут. Оригинальные картриджи для принтеров имеют полную гарантию на беспроблемную печать, пока не кончится тонер. Любая порча барабанов, ленты и других механизмов из-за неоригинальных картриджей или перезаправки лишает принтер гарантии. Сомнительная выгода, если речь идет об устройстве за десятки тысяч рублей.

Осмысленный выбор

Когда речь заходит о покупке офисных принтеров, практически всегда «выбирают сердцем». Вот, мол, стоял на прошлой работе, огромный такой. Вроде работал нормально. И это вместо того, чтобы провести пусть небольшой, но все же анализ рыночного предложения, текущих и будущих потребностей офиса, стартовых и последующих расходов, обещанного производителем ресурса.

Заглянув в каталог крупного интернет-магазина, можно убедиться, что при схожих характеристиках стоимость принтеров может отличаться в два раза и более. Аналогична и разница в цене картриджей. При этом некоторые бренды заявляют значительно большую ежемесячную нагрузку на принтер: 10 тысяч страниц у самой дорогой модели против 35 тысяч у гораздо более бюджетной. А ведь в случае поломки устройства превышение этой нагрузки (цифры хранятся в памяти принтера) будет поводом для отказа в гарантии. Будьте внимательны к этой характеристике, если в компании высока нагрузка на принтер!

Картриджи повышенной емкости

Ricoh, например, не пытаясь сравняться по ценам на свою продукцию с «дорогими брендами», целенаправленно продвигает политику экономичной и эффективной офисной печати, выпуская принтеры в комплекте с картриджами повышенной емкости. В этой связи можно упомянуть принтеры для малых и средних офисов. Для недавно появившихся на рынке Ricoh SP 220 и SP 325 существуют картриджи с повышенным запасом тонера: 2600 страниц против обычных 700 у SP 220 и 6400 страниц против 1000 у SP 325. Стоимость отпечатка у этих двух моделей при использовании емких картриджей составляет 2,30 р в первом случае и 1,69 руб. во втором. Самое время вспомнить про 5 рублей и выше при использовании обычного принтера со стандартным картриджем.

Кстати, версии SP 277 и SP 377 уже поставляются с картриджами повышенной емкости, что сразу снижает стоимость отпечатка при покупке устройства (1,90 руб. для 277 серии и 1,23 руб. для 377).

МФУ вместо принтера

Если в компании собираются обновить парк принтеров или идет их первичная закупка, то оптимальным вариантом будет выбор не обычного принтера, а МФУ – это не прямая экономия на печати, но хороший задел на будущее. Если организация все еще пользуется факсами, то эту функцию тоже лучше переложить на МФУ – существуют модели с телефонным модулем. В контексте приведенного выше примера: устройства Ricoh имеют в своем названии буквенный индекс. Так, Ricoh SP 325DNw – это обычный принтер. SP 325SNw – МФУ, а SP 325SFNw – МФУ с факсом. Те же индексы используются и в линейке SP 220.

Преимущество этих устройств еще и в том, что они совершенно автономны: через них можно отправить скан на почту или в папку, сохранить на флешку, подключиться к ним с любого мобильного устройства по Wi-Fi или отсканировать сразу сотню документов без необходимости стоять рядом и раз за разом перекладывать бумажки. Настройка тоже не требует усилий, ведь при подключении к компьютеру или поиске принтера в локальной сети драйверы устанавливаются автоматически.